Hội nghị truyền hình là gì? Các loại hình hội nghị truyền hình
Tổ chức hội nghị truyền hình giúp doanh nghiệp dễ dàng tập hợp các thành viên một cách nhanh chóng, hiệu quả mà không gặp bất kỳ trở ngại nào do khoảng cách. Vậy “Hội nghị truyền hình là gì?” hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.
1. Hội nghị trực tuyến (teleconference) là gì? Dành cho ai?
Hội nghị trực tuyến là giải pháp hạn chế tiếp xúc trực tiếp, đảm bảo duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh từ xa. Đây là cách tổ chức cuộc họp thông qua hệ thống viễn thông, sử dụng mạng internet để truyền tải tín hiệu âm thanh và hình ảnh giữa các địa điểm với nhau.
Hội nghị truyền hình trực tuyến còn được gọi là teleconference. Đây là từ được ghép bởi “telecommunications” và “conference”, có nghĩa là những thành viên không có mặt trực tiếp có thể tham dự cuộc họp trực tuyến thông qua các thiết bị hỗ trợ (camera, laptop, smartphone…).
Chính nhờ tính năng này mà hầu hết tổ chức, doanh nghiệp đều có thể sử dụng. Các chương trình đào tạo ở trường đại học hoặc một số trung tâm, bệnh viện lớn cũng dễ dàng triển khai hình thức này.
2. Đặc tính của hội nghị truyền hình
Hội nghị truyền hình trực tuyến có một số đặc tính cơ bản sau đây:
Tổ chức mọi lúc mọi nơi 24/7: Bất kể lúc nào, tại thời điểm nào chỉ cần có hệ thống thiết bị truyền tải được tín hiệu âm thanh, hình ảnh và hệ thống mạng internet thì đều có thể tổ chức hội nghị truyền hình.
Không giới hạn khoảng cách: Thành viên tham dự cuộc họp không cần có mặt trực tiếp tại địa điểm tổ chức họp. Họ có thể tham gia họp thông qua sự kết nối với laptop, smartphone, LCD.
Dễ sử dụng: Các thiết bị sử dụng trong hội nghị như phần mềm, camera, máy chiếu… đã được setup (cài đặt) sẵn, cách vận hành và sử dụng khá đơn giản.
Chủ động quản lý, giám sát, điều khiển cuộc họp: Thông qua hệ thống camera, ban lãnh đạo hoặc người chủ trì cuộc họp có thể dễ dàng, chủ động quản lý và điều chỉnh cuộc họp diễn ra hiệu quả nhất.
3. Lợi ích họp hội nghị trực tuyến trong kinh doanh
Hội nghị trực tuyến là một bước tiến lớn, đột phá mang lại cho người dùng nhiều lợi ích, nhất là với hoạt động kinh doanh, quản lý doanh nghiệp:
Tiết kiệm chi phí: Người tham dự cuộc họp không cần mất chi phí đi lại, ăn ở giữa 2 địa điểm. Doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và kinh phí tổ chức cuộc họp, chỉ cần chi phí đầu tư hệ thống ban đầu.
Tiết kiệm thời gian di chuyển: Các cá nhân chỉ cần đến phòng họp, không cần đi lại bằng tàu xe hay máy bay. Cuộc họp diễn ra nhanh chóng ngay tại trụ sở làm việc.
An toàn, bảo mật cao: Chỉ những người được cấp quyền mới được tham gia họp trực tuyến do đó thông tin cuộc họp được bảo mật tuyệt đối.
Lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp: Một số hệ thống HNTT có tính năng lưu lại thông tin giúp bạn dễ dàng xem lại nội dung cuộc họp.
Độ ổn định của hình ảnh và âm thanh cao: So với các giải pháp phần mềm miễn phí như Google Hangout, Skype for Business thì giải pháp HNTT có tính ổn định cao hơn, chất lượng âm thanh và hình ảnh sắc nét hơn.
Linh hoạt: Người tổ chức có thể cài đặt hệ thống ở các địa điểm khác nhau theo nhu cầu tổ chức họp.
Sử dụng hội nghị truyền hình trực tuyến giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả công việc cao, ổn định. Đây là tiền đề cho các kế hoạch kinh doanh diễn ra thuận lợi, góp phần tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp.
4. Các loại hình họp hội nghị trực tuyến
Hiện nay, có 3 cách phân loại hình thức hội nghị trực tuyến phổ biến nhất theo công nghệ, theo quy mô và theo hình thức.
4.1. Phân loại theo công nghệ
4.1.1. Video conference
Video conference là cuộc họp trực tuyến qua video giữa các thành viên ở những địa điểm khác nhau. Các thành viên có thể nói chuyện và nhìn thấy nhau qua màn hình.
Các thiết bị được sử dụng trong hệ thống video conference bao gồm: phần mềm có tính năng gọi video, hệ thống mạng internet, thiết bị có thể xem và gọi video (laptop, smartphone, tablet…).
Cách hoạt động: Người tổ chức tạo một phòng họp chung trên phần mềm, thông qua máy chủ thực hiện cuộc gọi video tới các thiết bị của thành viên tham gia. Sau khi được kết nối với nhau, người dùng có thể nói chuyện và nhận thông tin (âm thanh, hình ảnh, văn bản,…) một cách dễ dàng.
4.1.2. Audio conference hay Voice conference
Audio conference là cuộc họp trực tuyến bằng cách gọi thoại, sử dụng các thiết bị có khả năng truyền và nhận âm thanh. Các thành viên chỉ có thể trao đổi mà không thể nhìn thấy nhau cũng như chia sẻ, xem văn bản trực tuyến.
Các thiết bị sử dụng phổ biến nhất là phần mềm có tính năng gọi thoại hoặc điện thoại hội nghị, hệ thống mạng internet.
Cách hoạt động: Tương tự như hội nghị trực tuyến bằng video conference. Tuy nhiên, ở hình thức này các thành viên tham gia chỉ có khả năng gửi và nhận âm thanh.
4.1.3. Web conference
Web conference là cuộc họp được tổ chức trên nền tảng website giúp người dùng dễ dàng trao đổi trực tiếp thông tin (âm thanh, video, dữ liệu, văn bản,…). Hình thức này cho phép các thành viên tham gia có thể chia sẻ các file dữ liệu (word, ppt, excel, pdf,…) một cách trực tiếp.
Các thiết bị có trong hệ thống web conference bao gồm: LCD/PC/Laptop, camera, remote, bộ xử lý code, website và hệ thống mạng internet.
Cách hoạt động: Người tổ chức tạo một phòng họp trên website chung, các thành viên cùng truy cập vào website và tham gia họp trực tuyến.
4.2. Phân loại theo quy mô
Theo quy mô có 3 hình thức hội nghị truyền hình trực tuyến đó là:
Hội nghị trực tuyến cá nhân (personal) là cuộc họp có quy mô nhỏ, thường được sử dụng giữa 2 cá nhân với nhau. Các thiết bị có trong hệ thống bao gồm: một phần mềm có chức năng tổ chức họp hội nghị trực tuyến cùng với các trang thiết bị hỗ trợ khác như tai nghe, webcam,…
Hội nghị trực tuyến Studio (Middle Class) là cuộc họp có quy mô trung bình, thường được sử dụng cho một nhóm người, một phòng ban. Tất cả thành viên tham gia cần có các thiết bị chuyên dụng hỗ trợ như: camera, micro, phần mềm họp trực tuyến và hệ thống mạng internet.
Hội nghị trực tuyến quy mô rộng (Classroom) là hình thức tổ chức hội nghị chuyên dụng, dành cho các hội nghị, cuộc họp có quy mô lớn. Số lượng trang thiết bị nhiều hơn, phần mềm họp trực tuyến đa điểm và quy mô rộng hơn.
4.3. Phân loại theo hình thức
Theo hình thức có 2 loại hội nghị truyền hình đó là:
Hội nghị trực tuyến điểm – điểm (point – to – point) là hình thức họp với sự tham gia trực tuyến của 2 địa điểm.
Hội nghị trực tuyến đa điểm (Multipoint) là hình thức họp với sự tham gia trực tuyến của nhiều địa điểm khác nhau.
5. Cách hoạt động của hội nghị truyền hình
5.1. Các thiết bị có trong hệ thống
Để tổ chức cuộc họp trực tuyến, doanh nghiệp cần có:
Video đầu vào: bao gồm webcam hoặc video camera
Video đầu ra: bao gồm truyền hình, máy chiếu hoặc màn hình máy tính
M thanh đầu vào: bao gồm micro, cassette player, CD/DVD hoặc bất kỳ một nguồn nào có khả năng ghi nhận âm thanh
M thanh đầu ra: bao gồm loa phóng thanh đi kèm với các thiết bị hiển thị hình ảnh hoặc máy tính, điện thoại
Truyền dữ liệu: mạng internet, mạng LAN, số điện thoại hoặc các dạng tương tự như: gmail hoặc các tài khoản số nào khác.
5.2. Cách hoạt động
Cách thức hoạt động của hội nghị trực tuyến – teleconference khá đơn giản như sau:
Bước 1: Người tổ chức cuộc họp khởi tạo một phòng họp chung trên website hoặc phần mềm hội nghị trực tuyến. Sau đó tiến hành cuộc gọi hoặc gửi lời mời tham gia cuộc họp đến các thành viên.
Bước 2: Các thành viên chấp nhận lời mời tham gia. Thông qua mạng internet hoặc mạng LAN các thiết bị hoặc tài khoản của thành viên được kết nối với nhau.
Bước 3: Người tổ chức tiến hành cuộc họp theo quy trình. Sau khi kết thúc, các thành viên rời khỏi phòng họp và tắt các thiết bị đã sử dụng (mic, camera…).
Riêng đối với những cuộc họp quan trọng, số lượng thành viên tham gia lớn hơn, cần có một máy chủ để chủ động xử lý các cuộc gọi, tin nhắn cũng như các vấn đề phát sinh khác.
6. Chi phí đầu tư cho một hệ thống teleconference
Mỗi loại hệ thống hội nghị truyền hình trên đây có những mức giá đầu tư khác nhau. Có khá nhiều ứng dụng, phần mềm miễn phí như Skype for Business, Google Hangout thích hợp cho các cá nhân, cuộc họp quy mô nhỏ. Nhưng đối với doanh nghiệp lớn yêu cầu độ bảo mật cao hơn, chất lượng ổn định hơn thì cũng có những hệ thống riêng biệt.
Tại Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông VNPT đã phát triển riêng một dịch vụ họp trực tuyến từ xa với giá thành tốt nhất cho người Việt đó là VNPT Meeting. VNPT Meeting sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam làm việc từ xa hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất.
Ưu điểm họp trực tuyến qua VNPT Meeting:
Tiết kiệm băng thông: Người tham dự được phân quyền chặt chẽ giúp băng thông không tăng lên khi số điểm tham dự tăng, luôn sẵn sàng đáp ứng hội nghị trên quy mô lớn.
An toàn, bảo mật cao: Tất cả nội dung hội nghị sẽ được mã hóa và bảo mật theo các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế (AES, SHA…) trước khi truyền trên mạng IP. Các phòng họp được mã hóa bằng một mã ID riêng mà chỉ người quản trị phòng họp biết.
Linh hoạt: Kết hợp giữa các phòng họp lớn, phòng họp vừa, điểm cá nhân, điểm cơ động đáp ứng nhanh nhu cầu họp trực tuyến.
